ตัวอย่างการควบคุมการจัดซื้อ

ตัวอย่างแบบสอบถามการควบคุมภายใน
และคำแนะนำการใช้แบบสอบถาม
………………….

วัตถุประสงค์
แบบสอบถามนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทางในการประเมินผลการควบคุมภายในตามกิจกรรม แต่ละด้าน เพื่อให้ทราบความเสี่ยงทั่วไปที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในและใช้ประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน เพื่อการปรับปรุงแก้ไข

แบบสอบถาม
แบบสอบถามมี 4 ชุด คือ
ชุดที่ 1 แบบสอบถามการควบคุมภายในด้านการบริหาร สำหรับสอบถามผู้บริหารที่รับผิดชอบด้านบริหาร ซึ่งมีความคุ้นเคยกับการบริหารงานของหน่วยงาน
ชุดที่ 2 แบบสอบถามการควบคุมภายในด้านการเงินการบัญชี ใช้สำหรับสอบถาม ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านการเงินการบัญชี
ชุดที่ 3 แบบสอบถามการควบคุมภายในด้านการจัดซื้อจัดจ้าง สำหรับสอบถาม ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านการจัดซื้อจัดจ้าง
ชุดที่ 4 แบบสอบถามการควบคุมภายในด้านบริหารทรัพยากรบุคคล สำหรับสอบถามผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบด้านทรัพยากรบุคคล
หน่วยงานสามารถนำตัวอย่างแบบสอบถามนี้ มาปรับปรุงแก้ไขเพิ่มเติมตามความเหมาะสมกับ แต่ละเรื่องหรือแต่ละกิจกรรมที่จะทำการประเมินและสอดคล้องกับข้อเท็จจริงที่เป็นอยู่และสามารถ ออกแบบ แบบสอบถามการควบคุมภายในกิจกรรมเฉพาะของหน่วยงานที่ มิได้ปรากฏในแบบสอบถามนี้ ขึ้นมาเองให้ครบถ้วนทุกกิจกรรม

การใช้แบบสอบถาม
1. ผู้ประเมินเป็นผู้ถามตามแบบสอบถาม
กรณีมีการปฏิบัติตามคำถาม แสดงถึงการควบคุมภายในที่ดี ให้ทำ เครื่องหมาย “ü” ในช่อง “มี/ใช่”
กรณีมีการปฏิบัติตามคำถาม แต่ควรมีการปรับปรุงเพิ่มเติมให้ทำ เครื่องหมาย “q” ในช่อง “มี/ใช่”
กรณีไม่มีการปฏิบัติตามคำถาม แสดงถึงจุดอ่อนของการควบคุมภายใน ให้ทำ เครื่องหมาย “X” ในช่อง “ไม่มี/ไม่ใช่”
กรณีไม่มีกิจกรรมที่เกี่ยวกับเรื่องที่ถาม ให้ใส่ N/A (not applicable) ในช่อง “ไม่มี/ไม่ใช่”
2. คำตอบว่า “ไม่มี/ ไม่ใช่” หมายถึง มิได้ปฏิบัติตามคำถาม แสดงถึงจุดอ่อนของระบบการ ควบคุมภายใน ผู้ประเมินควรทดสอบและหาสาเหตุ และพิจารณาว่ามีการควบคุมอื่นทดแทน หรือไม่
จากคำตอบที่ได้รับ ผู้สอบทานหรือผู้ประเมินควรสังเกตการณ์การปฏิบัติงานจริง การวิเคราะห์เอกสารหลักฐาน หรือถ้อยคำของผู้ที่มีความรู้ในเรื่องที่ถามและเชื่อถือได้ เพื่อสรุปคำตอบและอธิบาย วิธีปฏิบัติในแต่ละข้อของคำถามในช่อง “คำอธิบาย/ คำตอบ” เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องที่จะนำมาประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายใน
3. จากข้อมูลในช่อง “คำอธิบาย/ คำตอบ” จะนำมาพิจารณาประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในของแต่ละกิจกรรม
4. สรุป ท้ายหัวข้อย่อยของแต่ละกิจกรรม ใช้สำหรับจดบันทึกข้อคิดเห็นหรือคำอธิบายในหัวข้อนั้นๆ ข้อคิดเห็นและคำอธิบายจะไม่เป็นลักษณะ “ใช่” หรือ “ไม่ใช่” แต่จะสรุปรวมว่าหน่วยงานปฏิบัติอย่างไรในเรื่องนั้นๆ ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อสรุปเกี่ยวกับการควบคุมภายในของแต่ละกิจกรรมของการควบคุมภายในว่าเพียงพอ หรือไม่ อย่างไร และช่องว่างตอนท้ายสุดของแบบประเมินใช้สรุปผลการประเมินการควบคุมภายในโดยรวมของกิจกรรม

ในการพิจารณาให้ข้อสรุปผลการประเมินแต่ละกิจกรรมของการควบคุมภายใน ผู้ประเมินควรใช้วิจารณญาณว่า
1. หน่วยที่ได้รับการประเมินมีการปฏิบัติตามที่ระบุ หรือไม่ อย่างไร
2. การปฏิบัติจริงมีจุดอ่อนของการควบคุมภายใน และมีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์ หรือไม่ อย่างไร

อ้างอิง

http://www.thaitrucknavigator.org/truck/thaitrucknavigator/trucknavigator/index.php?option=com_content&view=article&id=56:2008-06-12-16-23-17&catid=40:2008-06-13-05-25-52&Itemid=87

http://chanitnan.blogspot.com/2008/08/blog-post_29.html

http://chanitnan.blogspot.com/2008/08/blog-post_2059.html

http://chanitnan.blogspot.com/2008/08/blog-post_6236.html

http://chanitnan.blogspot.com/2008/08/blog-post_4325.html
http://chanitna http://mis.uru.ac.th/~qa/Form_qa/Questionaire.docn.blogspot.com/2008/08/blog-post_3089.html http://chanitnan.blogspot.com/2008/08/blog-post_3254.html

จัดทำโดย
นางสาว นภิศา แก้วประจุ ปวส. 1การตลาด1 เลขที่11